どーも、仕事ではデスクマネージャとして日々試行錯誤している@glucosamineZです！
リーダーたるもの、とかく時間がない。
ご多分に漏れず私も常に時間に追われながら業務に取り組んでいます。
そんな悩めるリーダーにとって処方箋となる本、「部下を持つ人の時間術」で参考になったことをシェアします。
著者の水口和彦さんが所長を務める有限会社ビズアーク時間管理術研究所のブログはこちら↓
ToDoリストはその都度書きとめる
ToDoリストは仕事の中で活用している方は多いと思います。
私も当然ながら毎朝始業前に当日やること、週初めには今週やることをリストアップしてます。
しかしながら、習慣として定着するまではかなりエネルギーを使うもの。
忙しさにかまけてリストアップの習慣化を途中で挫折してしまう方もいるかもしれません。
かくゆう私も一時期この作業すらできないくらいに忙しかったこともあります。
実質日々5～10分くらいの時間捻出もできないくらいに時間がなかったかというと、そういうわけではなく、今振り返ると焦りや不安などの精神的な部分が大きな要因かもしれません。
そんな場面で有効なのが、この本で紹介されていたToDoリストを「その場で、その都度」書きとめるということ。
仕事のToDoリストにも、これと似た大変さがあります。朝（あるいは前日）にやるべきことを書き出しても、どうしてももれが出てきます。絶対もれがないようにするには、記憶をたどったり、メールや書籍をチェックしたりでかなりの手間と時間がかかります。
（中略）
仕事もこれと同じです。「ToDoリストを作ろう」とあらためて紙に書き出すよりも、空白のリストを用意しておき、その都度書き出す方法のほうが、ずっと合理的なのです。
参照：「部下を持つ人の時間術」p.53
その際にプラスアルファで以下の3点を留意しましょう。
- 実行日も書き入れる、その際はスケジュールに直接書き入れる
- 「緊急でないが、重要なこと」は自分で実行日を決める
- 大きいタスクは分割する
実行日も書き入れる、その際はスケジュールに直接書き入れる
仕事で一番非効率なのは、書類やメールなどを検索したり、記憶を思い出す作業です。
都度入れると自然とスケジュールが整理されるので、手間に対して得られるメリットは高いですよ(^O^)
日や時間帯ごとの業務量も可視化されるので精神衛生上も良いです。
さらにおすすめなのは、各タスクの工数として所要時間の見積もりも合わせて書いておくと、さらに詳細の業務量も計算しやすいですよ。
「緊急でないが、重要なこと」は自分で実行日を決める
「7つの習慣」の中でも有名になった優先順位の4つのマトリクスの中でもっとも重要だとされる「緊急ではないが、重要なこと」に分類される仕事。
たとえば、人材育成やビジョンの策定などの中長期的に必要な仕事のため、短期的な忙しさにかまけて後回しになりがちな仕事です。
この仕事を放置しておくと、より「今が忙しい」状態になって「緊急ではないが、重要なこと」ができない悪循環になってしまうという手痛いしっぺ返しを受けることになります。
自分の経験的にも思い返すと本当にうまくいかなかった時期はこんな感じになります(^_^;)
解決策としては、自分で実行日を決めてしまって上記のようにスケジュールに書き入れてしまうことです。
ようは緊急性を高めて上げて「緊急ではないが、重要なこと」から「緊急かつ重要なこと」にしてしまうのです。
大きいタスクは分割する
大きいタスクとは、たとえば完了させるのに数日かかるような仕事です。
たとえば、報告書作成などですね。
この場合、分割する具体例はこんな感じです。
①ページを分割して考える
②1ページの構成要素で分割して考える
- データ収集
- グラフ作成
- トピックス作成
- レイアウト調整
分割したタスク内容でスケジュールに書き入れましょう。
ちなみに分割する要素をすぐに洗い出せそうにない場合は白紙に手書きで書き出すと良いですよ。
この書き出す時間もすぐにできない場合は、この「書き出す時間」も1つのタスクとして、これだけでもスケジュールに組み込んでおくと良いです。
先にあげた「緊急ではないが、重要なこと」も大きなタスクである場合が多いので、この考え方で分割すると良いですね。
「タイムカプセル方式」でリーダーからのアクティブなホウレンソウを！
この本の中でハッとさせられた点として、「ホウレンソウ」の認識は部下と上司で異なるということ。
そもそも若手は、特にやる気のある人ほど「早く一人前になりたい」と思うものですし、自分の判断で仕事を進めていきたいと思っているものです。ですから、若手にとっての「理想のホウレンソウ」は、普段はあれこれ報告せずに自由に仕事を進めさせてもらい、何か困ったことが起こったときにはリーダーに報告すれば助けてもらえる。そんあ「必要最小限のホウレンソウ」です。
一方上司にとっての「理想のホウレンソウ」は、問題が発生したときはもちろん、仕事が順調なときでもマメに報告してくれる。そんな「最大限のホウレンソウ」です。
つまり、上司と部下、それぞれの立場での「理想のホウレンソウ」は、まるで正反対なものです。自分の理想を基準にして「ホウレンソウしてくれない」と文句をいう前に、そもそも期待するものが正反対だという認識を持っておくことが重要です。
（中略）
「部下のホウレンソウが足りない」と文句をいうよりも、自分から働きかけるアクティブなコミュニケーションを増やしていくことが必要なのです。
参照：「部下を持つ人の時間術」p.102・103
正直どっちの心境も共感できます。役割が変われば視点が変わるという良い例ですね。
なので、「リーダー」として必要な情報はこちらから能動的に働きかける機会を増やしていくことは非常に重要です。
この本では、そのための具体的なノウハウとして「タイムカプセル方式」を推奨しています。
「タイムカプセル方式」とは、
チームのメンバーに指示した時点で、進捗を確認すべきタイミングを考えておき、その確認すべきタイミングで、その情報を知ることができるにしておく。
参照：「部下を持つ人の時間術」p.132
ことです。
ここで確認すべきタイミングは以下の2点です。
①指示した内容のスタート予定日
②指示した内容の期限の2日前
この①②をスケジュールに書き入れておくか、リマインダーをセットしておくと、その該当日に部下へ確認することができます。
部下への進捗確認を「タイムカプセル方式」できちんと行えるようになると、部下の仕事の進め方に対してのアドバイスをリアルタイムでできるので、部下が自分の力で仕事を達成できるようにはやめに軌道修正することが可能です。
また、そうすることで仕事の納期遅延の可能性が減るため、よくありがちな期限超過後の情報収集や軌道修正等のリーダーのリカバリの手間や時間を短縮することができます。
チームメンバーはもちろん、リーダー自身にとってもメリットがあります。
個人的には何気にきちんとスタートできているかの確認はけっこう重要ですね。
リーダーはスタートしたと思い込んでいる場面は多々ありますので(^_^;)
まとめ
リーダーはほんとうにやることが多く、自分が疲弊するとチーム全体に波及してしまうために、自分自身がチームにとってのボトルネックにならないよう仕事を進めなければなりません。
また、誰しもリーダーとしてのリーダー像や目標を持っているため、それらと現実とのギャップがプレッシャーやストレスとなってのしかかります。
そんなリーダーたちにとって、本書で紹介されていた「現実解」的なシンプルなテクニックが処方箋になりえると思います。
私もこういった参考にできるテクニックを少しずつ取り入れ、自分自身をリーダーとしてブラッシュアップできるように悪戦苦闘の毎日です。
組織の規模や職種はさまざまでしょうが、日本中のリーダーの皆さん、いっしょに頑張っていきましょう(^O^)
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