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悩む男性

仕事が全然終わらない・・・。

忙しい男性

仕事が忙しいけど何からやればいいのか不明。。

普通の男性

もっと自分の自由な時間がほしい!

こんな方におすすめな本が「3倍速で終わる!シンプルTODOリスト仕事術」です。

ちなみに、著者のShinさんは私が参加しているオンラインコミュニティ「Players」の運営者で、かつ本業は現役戦略コンサルタントとしてビジネスの第一線でも活躍されている尊敬すべきビジネスパーソンの一人です。

本書は、Shinさんから献本いただきましたが、TODOリストを通して体系的にタスク管理とは何ぞやがわかりやすくまとめられていてタスク管理初心者こそ手にとって頂きたい一冊でした。

また、社会人10年超の私個人としても、仕事の仕方の振り返りを行うことにも役立ちましたので、私の経験や考えも含めて本書をご紹介していきます!

仕事は追われるよりも追いかけるのが鉄則!

あなたは仕事に追われていますか?

それとも、仕事を追いかけていますか?

もし、前者の場合なら、頭の中がパンパンで精神的にも一杯一杯なことでしょう。

まさに「仕事が終わらない状態」ですね。

私自身も、仕事に追われているときは、設定していた納期を過ぎてしまったり、仕事の抜け漏れがあったりした時期がありました。

最悪の場合は、お客様や社内の関係者に迷惑をかけるようなことも・・・。

そうなると、リカバリーするための仕事が追加で発生し、さらに一杯一杯に・・・、という悪循環におちいってしまいますね。

逆に、仕事を追いかけている場合はどうでしょうか。

仕事の納期を過ぎてしまいそうなら、はやめに納期に間に合うように軌道修正をかけたり、納期を後ろにずらすよう関係者と交渉することも可能です。

また、チェックやリハーサル、関係者への情報共有などに十分な時間・工数をかけることもできるため、仕事の精度も高まります。

このように、仕事を追いかけていると、仕事が滞りなく循環しますし、何よりも精神的なゆとりができます。

もちろん、精神的に一杯一杯のときよりも仕事のパフォーマンスが上がるため、結果的により多くの仕事を対応することができるようになりますね。

つまり、仕事は追いかけることが鉄則なんです。

そのための仕組みとして、本書ですすめられているTODOリストが非常に効果的な解決策となります。

TODOリストはすべてのタスク管理の基本にもなるため、活用しきれていない方は、ぜひこの機会に身につけることをおすすめします。

仕事が終わらない5つの原因

では、なぜ仕事に追いかけられるか。

いわゆる「仕事が終わらない状態」だということですね。

本書では、その原因を5つに分類されています。

  1. 仕事の目的を把握していない
  2. 具体的なTODOが見えていない
  3. 具体的なTODOを整理できていない
  4. TODOを処理する速度が遅い
  5. TODOが多すぎる

特に、私個人の経験から照らし合わせても、特に上流工程となる原因1・2の部分が非常に重要です。

ここの部分ができていないと、最悪のケースとして、特定の期日までに達成したいゴールにたどり着くことができない可能性があります。

また、手戻りが多くなって、より多くの時間が必要になる可能性は高いです。

そのため、原因1・2の部分をしっかりと原因解決しておく必要がありますので、本書で参考になった箇所を交えて掘り下げていきましょう。

ステークホルダーのニーズから仕事の「目的」をとらえる

ステークホルダーとは「利害関係者」です。

つまり、あなたの仕事に関わる登場人物といえますね。

本書では、第2章「仕事の目的を把握する」の「「多重視点」で複眼的にも目的を捉える」の中にこんな一節があります。

「プロジェクトの目的はなんだろう?」とただ漠然と考えるだけでは、あまり深みのある分析ができません。お客様からの要望書に載っていたり、上司からの指示に含まれていたりするレベルまでしか深められないのではないでしょうか。
(中略)
では、普通の人より一歩も二歩も目的を深掘りするにはどうすればいいのでしょうか。そこで私がおすすめしたいのは「多重視点」です。多重視点とは、その名のとおり「目的を眺める視点を増やすこと」です。

なんとなく「このプロジェクトの目的はなんだろう」と考えるのではなく、「自分の目的」「自分の上司の目的」「自社全体としての目的」「お客様にとっての目的」「お客様の会社全体としての目的」を考えていくのです。

自分だけの視点では、実は仕事の「目的」を明確にすることはできないんですよね。

私の本業はBPOサービスですが、B to B to Cといわれる業態で、非常に関係者が多いです。

そのため、少なくとも以下のステークホルダーのニーズを考えることが業界のスタンダードとなっています。

  • クライアント
  • エンドユーザー(クライアントの顧客)
  • 自社
  • スタッフ(自社の従業員)

実はステークホルダー視点での仕事の目的は、それぞれのニーズを満たすことだといえますね。

よって、ステークホルダー別のニーズを明らかにし、さらに、自身がこの仕事に求めるニーズを明らかにすると、自ずと実行すべきTODOの方向性が見えてきますね。

もし、ステークホルダーのニーズがわからない場合は、直接聞いてみたり、アンケートを通して聞いてみるなども効果的ですよ!

森田森田

ちなみに、私の本業では、クライアントニーズを満たした仕事ができたかどうかを定量的に測定するために、それぞれ固有のKPIを設定していますね。

こうすると、たとえば「クライアントのニーズを満たすことに全力を注ぎこみすぎて自社の利益がマイナスになってしまった!」というような事態を割けるように動きやすくなりますよ!

TODOの洗い出す際は仕事の大枠から可視化する

仕事のTODOを洗い出す際は、いきなりひとつひとつのTODOを洗い出すと、往々にして抜け漏れが発生し得ます。

よって、おすすめなのは、仕事の目的を踏まえ、ざっくり大枠から考えることです。

本でいうと「章」のようなイメージでTODOをカテゴライズする大枠をまず決めましょう。

そして、それぞれのカテゴリごとにTODOを洗い出し、かつTODO間の相関関係がわかるようにロジックツリーなどで図示すると良いですね。

本書では、第3章「TODOを見える化してみる」の「やるべきことを「ロジックツリー」で洗い出す」の中にこんな一節があります。

みなさんも、最初にTODOを洗い出したはいいものの、あとで「なんでこんな大事なTODOを事前に考えておかなかったのだろう・・・」と後悔した経験があるはずです。多くの人がかかわるような仕事でそのようなことになってしまったら、目も当てられません。

もちろん私たちは人間なので、いくら一生懸命頑張ってみたところで少々抜け漏れは出てきてしまいます。しかし、それを最小化できるツールがあるのです。それが「ロジックツリー」です。

(中略)

ロジックツリーは非常にシンプルです。先の要素について、「複数」かつ「可能な限り抜け漏れなく」分類していけば、整理されたロジックツリーを作ることができます。

ちなみに、私の本業では、プロジェクト単位で仕事を進めていくことが多いですが、プロジェクトの開始当初に、ざっくりどんなことをどんなスケジュール感で進めていくかから決めていきます。

その場合、ロジックツリーではないですが、やはりメンバー全員で意識合わせをするために、ガントチャートをさらに大枠でまとめた線表で確認することが多いですね。

そういったプロセスを経て、メンバー間で合意した方向性をもとに、より粒度の小さいTODOを洗い出していくと、手戻りが圧倒的に少なくなります。

森田森田

本書の中で、私の本業でよくプランニングする新人スタッフ向けの研修をロジックツリー化した内容も掲載いただきました!
これはめっちゃ嬉しいですね♪

章のまとめのグラレコもわかりやすい!

本書では章の最後にまとめとしてグラレコ(グラフィックレコーディング)が挿絵としてありますが、Shinさんの文章を視覚的にわかりやすくまとめられていて思考の整理に最適です。

ちなみに、こちらのグラレコは先日インタビューしたMiyakoさん作です♪

さいごに

いかがでしたでしょうか?

本書で学んだTODOリストの考え方やShinさんのTODOリストを活用すれば、仕事の効率が上がりますし、コントロール感も増してきます。

そうすると、1日で自分の使える時間が増えてくるわけですね。

最終的には自分の24時間をデザインすることにつながります。

私も、まだまだ改善点はあるものの、本業の他に、このブログやエクセル専門家としての活動をするなど、パラレルキャリアを実践中ですが、これもタスク管理がなかったら、すでに崩壊していることでしょう(笑)

ぜひ、TODOリストから自分のワークスタイルを整えるきっかけづくりにしたい方は、本書を手にとってみてはいかがでしょうか。

ちなみに、私は参考になったページの左下か右下に折り目をつけていますが、折り目をつけすぎなくらい参考になりましたよ!

ご参考になれば幸いですm(_ _)m

森田森田

本書をPlayersのオフラインイベントに持参した際、Shinさんにサインもらっちゃいました♪
素敵なメッセージをいただけて嬉しかったですし、本当にサービス精神旺盛なナイスガイですね。
ぜひ、ご本人からいろいろ学びたい方はPlayersへ加入してみてはいかがでしょうか。

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森田貢士

会社員×エクセル専門家のパラレルワーカー。運営ブログは「Excelを制する者は人生を制す」「パラレルキャリアで生きていく。」など。著書は「すごい! 関数(秀和システム)」の他、エクセル本2冊をKindle出版(KDP)。現在は講師業やコンサル業などの独自サービスを絶賛チャレンジ中。 趣味は娘を愛でること、読書(主にビジネス書・漫画)、ラーメン食べ歩き。
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